Garudaxpose.com | Probolinggo – Kualitas penyelenggaraan pemerintahan tidak hanya tercermin dari pelaksanaan program dan pelayanan kepada masyarakat, tetapi juga dari kemampuan setiap instansi dalam mempertanggungjawabkan seluruh aktivitas administrasinya. Dalam hal ini, pengelolaan arsip memiliki peran penting sebagai sumber informasi, bukti pelaksanaan tugas, sekaligus landasan pengambilan keputusan.
Persoalan tersebut menjadi perhatian Pemerintah Kota Probolinggo dalam kegiatan Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Perangkat Daerah Tahun 2026 yang diselenggarakan di Aula Bangkesbangpol, Rabu (4/11).
Wali Kota Probolinggo, dr. Aminuddin, yang hadir dalam kegiatan tersebut, mendorong seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) dan kelurahan untuk menjadikan tertib arsip sebagai standar kerja yang harus diterapkan secara konsisten.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Menurutnya, keberadaan arsip tidak boleh dipandang hanya sebagai kumpulan berkas administratif yang disimpan setelah suatu pekerjaan selesai. Lebih dari itu, arsip merupakan bagian penting dalam menjamin transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan penyelenggaraan pemerintahan.
Sebagai bentuk penghargaan terhadap unit kerja yang telah menunjukkan keseriusan dalam membangun sistem kearsipan, pemerintah kota juga memberikan piagam penghargaan dan uang pembinaan kepada para pemenang Lomba Tertib Arsip Tahun 2026.
Untuk kategori perangkat daerah, penghargaan tertinggi diberikan kepada Sekretariat DPRD sebagai Juara I. RSUD dr. Mohamad Saleh menempati Juara II, sedangkan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan memperoleh Juara III.
Pada kategori harapan, Dinas Ketahanan Pangan, Pertanian, dan Perikanan berhasil meraih Harapan I, disusul Bakesbangpol sebagai Harapan II dan Kecamatan Wonoasih sebagai Harapan III.
Sementara pada kategori kelurahan, Kelurahan Kareng Lor berhasil menduduki peringkat pertama. Kelurahan Mangunharjo berada di posisi kedua, diikuti Kelurahan Kebonsari Kulon sebagai peraih posisi ketiga.
Penghargaan lainnya diberikan kepada Kelurahan Ketapang sebagai Harapan I, Kelurahan Wiroborang sebagai Harapan II, serta Kelurahan Sumbertaman sebagai Harapan III.
Wali Kota Aminuddin menyampaikan bahwa seluruh capaian tersebut patut diapresiasi. Namun, ia mengingatkan bahwa penghargaan bukanlah tujuan akhir dari penyelenggaraan lomba. Setiap perangkat daerah dan kelurahan harus mampu mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas pengelolaan arsip setelah kegiatan penilaian selesai.
Ia menekankan bahwa pembenahan administrasi kearsipan harus menjadi bagian dari proses peningkatan kualitas birokrasi. Terlebih, pemerintah daerah saat ini dituntut mampu mengembangkan sistem pemerintahan yang semakin modern dengan dukungan teknologi informasi.
“Pengelolaan arsip dinamis yang tertib merupakan fondasi utama dalam mendukung akselerasi reformasi birokrasi dan mewujudkan sistem pemerintahan berbasis elektronik di Kota Probolinggo. Arsip harus dikelola secara profesional karena menjadi bagian penting dari akuntabilitas dan transparansinya,” ujarnya.
Dalam arahannya, Wali Kota juga menyoroti pentingnya kesiapan seluruh unit kerja menghadapi Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI). Kesiapan tersebut harus dibuktikan melalui kelengkapan dokumen pendukung dan penerapan prosedur pengelolaan arsip yang sesuai ketentuan.
Selain kesiapan audit, perhatian juga diarahkan pada penataan arsip aktif dan inaktif. Pengelolaannya harus dilakukan secara menyeluruh agar tidak terjadi kesenjangan kualitas administrasi antara perangkat daerah satu dengan lainnya, termasuk di lingkungan kelurahan.
Aspek berikutnya yang tidak kalah penting adalah perubahan kebiasaan kerja aparatur. Wali Kota meminta para pimpinan instansi memberikan perhatian serius terhadap pengelolaan arsip dan memastikan petugas yang menangani bidang tersebut memperoleh dukungan yang memadai.
“Jangan sampai pengelolaan arsip hanya menjadi pekerjaan sampingan. Jadikan tertib arsip sebagai bagian dari budaya kerja birokrasi yang unggul dan profesional,” tegasnya.
Di sisi lain, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo, Slamet Swantoro, menjelaskan bahwa kegiatan monitoring dan evaluasi merupakan instrumen untuk melihat sejauh mana penerapan tata kelola kearsipan telah berjalan di masing-masing perangkat daerah dan kelurahan.
Ia mengatakan, penyelenggaraan kegiatan tersebut tidak semata-mata bertujuan melakukan penilaian, tetapi juga memberikan pembinaan agar aparatur semakin memahami tanggung jawab serta standar teknis dalam mengelola dokumen pemerintahan.
Terdapat tiga sasaran yang ingin diwujudkan melalui kegiatan tersebut, yakni meningkatkan efektivitas pengawasan dan pembinaan kearsipan, memperkuat kemampuan aparatur dalam menyiapkan bukti dukung audit internal, serta menanamkan kebiasaan tertib arsip secara berkelanjutan.
“Melalui kegiatan ini, ada tiga tujuan utama yang ingin kita capai. Pertama, melakukan pemantauan dan pembinaan kearsipan. Kedua, memperkuat bukti dukung melalui peningkatan pemahaman teknis serta kesiapan aparatur pengolah arsip dalam memenuhi dokumen pendukung audit Sistem Kearsipan Internal. Ketiga, mendorong terwujudnya budaya tertib arsip yang berkelanjutan,” jelasnya.
Slamet berharap hasil evaluasi dapat menjadi bahan perbaikan bagi seluruh unit kerja dalam menyempurnakan sistem administrasi kearsipan. Dengan pemahaman teknis yang semakin baik, aparatur diharapkan mampu mengelola dokumen secara lebih teratur, mudah ditemukan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ia juga menilai pemberian penghargaan kepada para pemenang lomba dapat menjadi pemantik semangat bagi perangkat daerah dan kelurahan lainnya untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip. Persaingan positif diharapkan tumbuh sehingga upaya pembenahan tidak hanya dilakukan oleh unit kerja yang meraih prestasi, tetapi menjadi gerakan bersama di seluruh lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo.
Melalui penguatan sistem kearsipan tersebut, Pemkot Probolinggo menargetkan terbentuknya budaya administrasi pemerintahan yang lebih disiplin dan profesional. Dengan demikian, setiap dokumen pemerintahan dapat berfungsi sebagaimana mestinya dalam mendukung pelayanan publik, transparansi, serta pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan daerah.
Penulis : Septyan Dwi Cahyo
